Срочный/важный принцип Эйзенхауэра

Типичная ситуация, когда начальник просит подчинённого подготовить важное мероприятие. И даёт только несколько дней на его подготовку. А кроме этого задания у подчинённого есть ещё неотложные дела, которые требуют выполнения. Иногда даже немедленного выполнения. Поэтому создавшаяся ситуация вызывает у него беспокойство, а иногда и панику.

Временные стрессоры наиболее распространены на рабочем месте. Их появление связано с тем, что сотруднику предстоит слишком много решить заданий за короткое время. Как победить стресс и выстроить рабочий график, при котором все задачи будут выполнены?

В этом помогает принцип срочности/важности Эйзенхауэра. Принцип помогает определять приоритеты, важные текущие дела, мероприятия и отделять их от ненужных, отвлекающих задач.

Что относится к "срочным" и "важным" мероприятиям?

Дуайт Эйзенхауэр, бывший президент США, утверждал, что управлять своим временем, как рабочим, так и личным, можно эффективно. То есть, «не все срочные дела важны», и не обязательно важные дела будут срочными. Различия между срочными и важными делами поможет свести стресс к минимуму. Профессиональные и личные цели достигаются, когда выполняются важные виды деятельности.

Все неотложные дела требуют внимания и собранности. Обычно такие задачи даются для реализации чужих целей. На этих задачах приходится концентрироваться, переходить к их выполнению, ведь отказ от их исполнения обычно имеет последствия.

Когда важные и первоочередные дела разделяются, происходит естественное сосредоточение на действительно срочных задачах. А уже менее неотложные выполняются в другое время или другие дни.

При таком разделении находится время для решения актуальных, но не первостепенных заданий. Это способствует переходу к полноценному развитию бизнеса или карьеры.

Как применять принцип Эйзенхауэра?

Чтобы применить принцип Эйзенхауэра к своему бизнесу или наёмной работе, важно перечислить основные виды деятельности, добавить проекты, которые могут быть как существующими, так и находящиеся в планах.

О каждом виде деятельности нужно поразмышлять, а для его выполнения использовать четыре категории Эйзенхауэра.

Для планирования деятельности применяйте следующие стратегии.

1. Срочно и важно

Экстренные и важные задачи бывают двух типов: могут быть непредвиденными и оставленными на последние минуты. От задач, выполнение которых оставлены на последние мгновения, нужно избавляться, не доводить их до статуса срочных дел. Нужно планировать заранее их реализацию, избегать промедлений.

Экстренные и важные задачи бывают двух типов: могут быть непредвиденными и оставленными на последние минуты. От задач, выполнение которых оставлены на последние мгновения, нужно избавляться, не доводить их до статуса срочных дел. Нужно планировать заранее их реализацию, избегать промедлений.

Когда запланировано много неотложных мероприятий, нужно определить, какие из задач можно решить заранее. Продумать и запланировать выполнение подобных заданий в сроки, не переводящие их в "срочные".

2. Важно, но не так срочно

Эти задачи относятся к тем видам деятельности, которые способствуют достижению целей как в личном, так и в профессиональном плане. Или выполненные задания в этой категории помогают завершить важную работу.

Важно убедиться, что времени на выполнение этих задач достаточно. Что задания будут выполнены правильно и в срок, а не перейдут в категорию "срочных дел".

Не забывайте в расписании оставлять некоторое время на непредвиденные дела. Тогда будут все шансы выполнить работу в установленное время, что поможет избежать стресса.

3. Неважно, но срочно

Задачи, которые находятся в этой категории, мешают решать более неотложные задания. Срочные, но не настолько важные дела часто можно перенести в остальные категории или делегировать выполнение другому человеку. Источником накапливающихся здесь заданий обычно являются другие люди. Это могут быть как сотрудники, так и знакомые или родственники.

Именно из-за срочных, но не важных дел, не достигаются собственные цели. Иногда стоит вежливо отказать этим людям или побудить их решить предложенную вам задачу самостоятельно.

4. Не срочно и не важно

Задания, которые находятся в этой категории являются отвлекающими от выполнения важных дел. Этих задач следует по возможности избегать. Многие из них стоит просто проигнорировать или вообще отменить. Часто в этой категории находятся задания от других людей, пытающихся переложить реализацию задачи на вас. Стоит сказать "нет" и объяснить причину отказа.

Рассмотренный принцип срочности/важности Эйзенхауэра помогает быстро определить задания, на которых нужно срочно сконцентрироваться. Принцип помогает вычеркнуть из списка дел те, которые не приближают к выполнению цели, а наоборот, затягивают её реализацию.

Принцип Эйзенхауэра позволяет эффективно организовать время, помогает добиться быстрых результатов и всегда всё успевать, занимаясь действительно срочными и важными вопросами.